📅 最后更新：2026年10月20日
持日本「留学」在留资格的中国学生赴海外参加国际学术会议，必须事先办理再入国许可，否则将自动丧失在留资格；会议邀请函须载明参会者身份及经费承担主体；学校出具的同意书属辅助材料，不具法律强制力。
是否必须提前申请再入国许可？
是，持「留学」在留资格者离境参加国际会议前，必须向日本入国管理局提交再入国许可申请；未办理即出境将导致在留资格失效，无法返日继续学业。
根据日本《出入国管理及难民认定法》实施细则，持有「留学」在留资格者临时出境（含参加国际学术会议），若未事先取得再入国许可，其在留资格将在出境时自动终止。该规定适用于所有国籍持有人，无例外条款。再入国许可分为「个别再入国许可」与「特别再入国许可」两类：前者需单独提交申请并缴纳手续费，后者可随在留卡更新一并办理，有效期最长五年，但仅限于在留期间未满一年者首次更新时适用。
申请需通过在留地所属入国管理局窗口或在线系统提交，材料包括在留卡原件、护照、再入国许可申请书、近期证件照及说明出境事由的书面材料。建议至少提前10个工作日提交，避免因补正材料延误行程。特别注意：再入国许可不可在海外补办，一旦失效，须重新从中国申请「留学」签证并入境，学业将实质性中断。
| 许可类型 | 适用条件 | 有效期 | 是否需额外申请 |
|---|---|---|---|
| 特别再入国许可 | 在留卡更新时同步申请；在留期限剩余不足1年且为首次更新 | 最长5年 | 否，随在留卡更新流程完成 |
| 个别再入国许可 | 所有其他情形，包括在留卡有效期内临时出境 | 最长1年（单次） | 是，须单独提交申请 |
会议邀请函需要包含哪些关键信息？
邀请函必须明确注明申请人姓名、在日就读院校及专业、参会身份（如报告人/海报发表者/注册参会者）、会议名称与时间地点，以及全部费用承担方（须具体到机构或项目名称）。
日本入国管理局审查再入国许可申请时，将重点核查会议邀请函的真实性与关联性。邀请函不得使用模糊表述，例如「支持学术交流」「资助部分费用」等措辞无效。必须清晰列明费用承担主体全称，如「XX大学国际交流基金」「日本学术振兴会（JSPS）青年学者海外研修项目」，不可仅写「主办方承担」或「校方资助」。
若费用由中方单位或个人承担，须另附中文资助证明并经公证翻译成日文，同时提供银行流水或经费划拨凭证复印件。邀请函须为正式抬头纸打印，加盖主办单位公章或负责人签字，电子版需为PDF格式且含可验证数字签名。未满足上述任一要件，入管局可能要求补正，导致许可审批延迟或驳回。
「邀请函应能独立证明申请人赴境外活动与在留资格目的的一致性；仅列会议名称与日期，未说明身份与经费来源的，视为材料不充分。」
——《入国管理局再入国许可审查要点（2023年版）》第4.2条
学校出具的同意书是否强制？
不强制，但强烈建议提供；同意书须由院系主管或国际交流办公室签署，内容需确认学生学籍状态、会议与专业相关性及离境时段，不具法律效力但显著提升许可通过率。
日本法律未将学校同意书列为再入国许可的法定必需材料，但实务中，多数入国管理局窗口将其作为判断学术活动真实性的关键佐证。缺少该文件虽不直接导致拒批，但易引发对参会必要性的质疑，进而延长审查周期。同意书须使用学校正式信纸，注明学生学号、所属院系、预计离境与返校日期，并由具有人事权的负责人签字盖章。
同意书内容严禁出现「准予休学」「暂停学业」等表述，应聚焦于「支持参与国际学术交流」「该会议与其研究课题高度相关」等正面描述。若学生尚未确定导师或处于预科阶段，可由教务处或留学生支援中心出具说明。值得注意的是，部分院校将此类文件纳入内部流程管理，学生需提前7–14日向校方提出书面申请，预留处理时间。
- ✅ 正确表述：「兹确认XXX同学目前为我校XX学部XX研究科在籍硕士研究生，其拟参加的2024年IEEE国际会议与其学位论文课题直接相关。」
- ❌ 错误表述：「同意该生赴美参会，期间保留学籍。」（「保留学籍」属校内学籍管理范畴，与入管局审查无关）
会议期间能否从事与留学无关活动？
绝对禁止；在留资格为「留学」者，境外停留期间仅可从事与学术研究直接相关的会议活动，不得兼职、旅游、探亲或接受非学术性劳务报酬。
依据《出入国管理及难民认定法》第19条，持「留学」在留资格者的一切境外行为，均受其在留目的约束。即便已获再入国许可，若被查实于会议期间从事与学术无关活动（如在当地餐厅打工、为第三方企业进行商业咨询、以游客身份长期滞留），返日后可能面临在留资格取消、限期出境等行政处分。该限制同样适用于会议前后合理往返行程之外的停留。
实践中，入管局可能通过海关申报记录、酒店入住信息、社交媒体公开内容、会议签到数据等多渠道交叉验证活动轨迹。曾有案例显示，学生在会议结束后赴邻国旅游12天，返日时被要求当场说明行程合理性；因无法提供与学术研究相关的佐证材料，其在留资格被附加「不得再次出境」的限制条件。因此，行程规划须严格限定于会议日程本身及必要交通周转，所有住宿、交通票据应留存备查。
特别提醒：若会议主办方提供额外培训、工作坊或短期实习安排，须在申请再入国许可时一并说明，并确保该环节被明确列为会议官方议程组成部分，否则仍属违规。
常见问题
再入国许可获批后，能否多次往返？
不可以；再入国许可仅对应一次出境与返国，每次离境均需单独申请；特别再入国许可虽允许多次使用，但仅限于许可有效期内且每次出境均须在留资格持续有效。
邀请函用英文出具是否有效？
有效，但须确保所有关键字段（姓名、院校、费用承担方、身份）准确无歧义；若含模糊缩写或简称，需另附日文或中文对照说明并公证。
会议取消或改期，是否影响已获批的再入国许可？
是，许可基于原定行程核发；行程变更须主动向入国管理局提交书面说明并申请更新材料，否则返日时可能被质疑真实性。
本科交换生是否适用同一政策？
适用；凡持日本法务省签发的「留学」在留资格者，无论学位层次或学籍归属（含中国高校派出的交换生），均须遵守再入国许可及活动范围限制。
总结与建议
中国留学生持「留学」在留资格赴海外参加学术会议，核心动作是：① 提前向入国管理局申请再入国许可；② 确保邀请函载明身份、费用承担方等法定要素；③ 主动获取学校出具的学术关联性同意书；④ 全程严守学术活动边界。家长可协助核验材料完整性，并督促学生保留全部行程凭证。如需获取目标院校升学路径与在留手续协同方案，请联系专业升学辅导团队定制支持。