📅 最后更新：2026年10月20日
本文提供SGU项目中向推荐人发起请求、跟进进度、提醒截止的三阶段标准化沟通范式，每阶段均含可即用话术、必备附件清单与操作要点，所有内容基于日本高校通用申请流程设计。
首次联系推荐人该怎么写？
首次邮件须在提交申请前至少6周发出，正文需同步附上项目官网链接、最终截止日期、推荐信撰写框架（含3项核心评价维度）及学生已准备好的个人陈述与简历PDF。
首次联系是建立信任与明确责任的关键节点。邮件标题建议统一为【SGU推荐请求｜[学生姓名]｜[目标院校+项目名]】，便于推荐人归档。正文第一句直述请求目的，第二句说明学生与推荐人的实际教学/指导关系（如‘曾担任[课程名称]授课教师’或‘指导其完成[课题名称]研究’），避免模糊表述如‘长期接触’。必须随信附三项材料：（1）项目官方英文页面URL；（2）明确标注‘Recommendation Deadline’的截止日（非申请系统开放日）；（3）一页纸推荐信框架，列明校方通常要求的三个评价维度——学术能力、研究潜力、个人特质，并标注每项所需佐证事例类型（如‘请用具体课程作业或实验表现说明’）。学生简历与个人陈述PDF需作为附件，文件名含中文姓名拼音与文档类型，例如‘Zhang-San-CV.pdf’。不建议在首封邮件中询问推荐人是否‘愿意’，而应默认其接受并聚焦于信息同步与支持落地。
| 必备附件 | 格式要求 | 命名规范 |
|---|---|---|
| 项目官网链接 | 超链接文本，非截图 | 邮件正文中直接可点击 |
| 推荐信框架 | PDF，单页，中英双语标题 | Zhang-San-Rec-Template.pdf |
| 学生简历 | PDF，无照片，英文撰写 | Zhang-San-CV.pdf |
| 个人陈述 | PDF，严格按项目字数限制 | Zhang-San-SOP.pdf |
中期如何跟进推荐进度？
第二次沟通应在提交申请后10–14天进行，以简洁邮件形式发送，正文仅列已提交材料清单（含系统状态截图）、推荐人专属提交入口链接，并注明‘无需回复，仅作信息同步’。
中期跟进的核心目标不是催促，而是降低推荐人操作成本。此时学生已完成网申主表、成绩单上传、语言成绩送分等环节，但推荐系统可能尚未触发或处于待激活状态。邮件正文须以项目名称开头，例如‘【[项目名]推荐系统已就绪】’，随后用项目符号逐条列出已确认完成事项：（1）申请系统中‘Recommenders’模块已填写推荐人全名、邮箱、职称；（2）成绩单原件已由教务处密封寄出（附快递单号）；（3）TOEFL/IELTS成绩已通过ETS/IELTS官方送分至该校指定代码。关键动作是嵌入推荐人专属提交链接（非学校首页），并在下方用加粗文字标注‘点击此链接即可进入推荐信填写页面，无需登录主申请账户’。若系统要求推荐人重置密码，须同步提供密码重置路径的分步截图（含红框标注关键按钮），而非仅写‘按提示操作’。文末务必注明‘本邮件仅为信息同步，无需回复’，消除对方心理负担。多数院校推荐系统允许推荐人分段保存草稿，因此无需一次性写完。
‘推荐人提交环节的设计初衷是保障评价客观性，因此系统不开放学生端查看权限，亦不提供推荐信内容预览功能。’
——日本文部科学省《大学院入学选拔实务指南》第4.2节
截止前48小时提醒邮件怎么发？
截止前48小时邮件须包含三项硬信息：推荐系统实时链接、推荐人账号（邮箱）、密码重置完整路径（含截图箭头标注），且正文禁用任何催促性措辞，仅陈述事实与提供支持。
该邮件不是催促工具，而是最后一道操作保险。发送时间严格限定在截止日倒计时48小时整点（如截止日为3月15日23:59，则发送时间为3月13日23:59），避免过早引发焦虑或过晚失去补救窗口。邮件标题统一为【SGU推荐提交｜最后确认｜[项目名]】。正文仅保留四要素：（1）当前推荐系统状态（如‘您的推荐链接已激活，状态显示为“Ready to Submit”’）；（2）推荐人注册所用邮箱（再次确认拼写）；（3）密码重置路径文字说明（例：‘进入https://apply.example.ac.jp/login → 点击‘Forgot Password’→ 输入注册邮箱 → 查收含重置链接的邮件 → 点击链接设置新密码’）；（4）该路径对应截图（红框标出‘Forgot Password’按钮及后续关键步骤）。严禁出现‘请您尽快’‘麻烦您务必’等主观表述，全部替换为中性动词，如‘系统将于[日期][时间]自动关闭提交通道’‘重置链接有效期为24小时’。附件仅限一张整合截图，文件名含‘Reset-Path-[日期]’。若推荐人此前未点击过链接，系统通常会在发送后1小时内触发首次访问提醒邮件，此为正常机制，无需额外解释。
推荐人拒绝或拖延怎么办？
若推荐人表示无法承担，应立即启动B计划：联系第二位推荐人并同步提供与首位完全一致的信息包；若已超期未提交，须第一时间登录申请系统查看状态，部分项目允许学生端手动延长推荐截止日一次。
推荐人因教学任务、行政流程或健康原因无法履约属常见情况，预案比补救更重要。一旦收到婉拒答复，不得追问原因，应立即致谢并转向备选推荐人——该过程须在24小时内完成，且向第二位推荐人发送的资料包必须与首轮完全一致（含相同项目链接、截止日、框架文档及学生材料），确保评价标准统一。若推荐人未明确拒绝但超过预定时间（如首次联系后21天）仍未提交，学生须自行登录申请系统，在‘Recommenders’模块检查状态栏：若显示‘Invitation Sent’但无‘Submitted’标记，可尝试点击‘Resend Invitation’按钮；若显示‘Expired’，则需确认该项目是否允许学生端操作延期——多数SGU项目在系统设置中提供‘Request Extension’选项，仅限使用一次，触发后系统将自动向推荐人发送新邀请及更新后的截止日。切勿代为撰写推荐信内容或提供填空式答案，此类行为违反日本高校学术伦理守则，可能导致申请资格取消。
| 异常情形 | 学生端可执行动作 | 时效限制 |
|---|---|---|
| 推荐人明确拒绝 | 启用第二推荐人，发送全套资料包 | 24小时内完成 |
| 系统显示‘Invitation Sent’超21天 | 点击‘Resend Invitation’ | 无次数限制 |
| 系统显示‘Expired’ | 检查是否有‘Request Extension’按钮 | 仅限1次 |
| 推荐人要求学生提供具体评语 | 仅可提供事实性素材（如课程分数、项目成果），不可代写评价 | 全程禁止 |
常见问题
推荐信必须用英文写吗？
是。所有SGU项目均要求推荐信以英文撰写并直接提交至申请系统，日文版本不被接受，亦不可附加翻译件。
能否请推荐人把信发给我再上传？
不能。SGU推荐信必须由推荐人通过系统专属链接独立提交，学生无法下载、查看或代传，系统自动记录提交IP与时间戳。
推荐人没收到邀请邮件怎么办？
首先检查申请系统中录入的邮箱是否拼写正确；其次确认推荐人邮箱是否将系统邮件误判为垃圾邮件；最后在系统内点击‘Resend Invitation’。
推荐信可以手写签名后扫描上传吗？
不可以。SGU项目全部采用在线表单提交，系统不接受PDF扫描件，签名须在网页端电子签署栏完成。
总结与建议
掌握三阶段标准化联络逻辑，能显著提升SGU推荐信提交成功率。家长可协助学生整理信息包、核对时间节点、监督邮件发送时效，但不可替代学生与推荐人直接沟通。现在即可获取目标院校SGU项目的《推荐人联络执行清单》与《系统操作截图集》，内含全部模板与路径标注。