📅 最后更新：2026年10月20日
本文明确SGU项目对出愿材料扫描件的四项核心技术要求：分辨率与色彩模式、单页文件大小上限、页面完整性标准、多页材料整合方式。所有结论均基于日本各大学通用出愿系统的技术兼容性逻辑与长期审核实践归纳。
扫描分辨率与色彩模式应设为多少？
推荐统一采用300dpi灰度模式扫描；仅成绩单上的官方印章必须保留彩色，其余内容无需彩色输出。
300dpi是多数日本大学出愿系统识别文字与印章边缘的基准阈值。低于此值，OCR识别率显著下降，尤其影响手写签名、微小编号或模糊盖章的可读性；高于此值则易触发系统自动拒收或上传超时。灰度模式在保证细节还原的同时，有效压缩文件体积，避免因色彩通道冗余导致单页超标。彩色仅限成绩单印章——这是为确保红色/蓝色印泥色相不被灰度算法误判为污渍或褪色，其他部分（如学校抬头、学生姓名、课程名称）全部转为灰度无损信息传达。
操作步骤：使用扫描仪或专业APP（如Adobe Scan、CamScanner专业版）时，在设置中关闭‘自动彩色检测’，手动指定‘灰度’+‘300dpi’；扫描成绩单后，用PDF编辑工具单独选中印章区域，以‘高保真彩色嵌入’方式覆盖局部，其余页面保持灰度不变。切勿整页设为彩色，否则单页极易突破2MB限制。
| 参数项 | 推荐设置 | 风险说明 |
|---|---|---|
| 分辨率 | 300dpi | 低于240dpi可能导致印章模糊、数字识别错误；高于600dpi易致文件过大且无识别增益 |
| 色彩模式 | 灰度（印章局部彩色） | 全彩扫描使PDF体积增加3–5倍，多数系统默认拒绝加载 |
| 格式封装 | PDF/A-1b 或 PDF 1.7 | 不支持PDF/X或含JavaScript的动态PDF，将无法通过校验 |
单页PDF文件大小有无上限？
每页扫描页生成的PDF单页文件不得超过2MB；超限将导致上传失败或系统自动截断后半部分内容。
2MB是当前日本主流大学出愿平台（如Apply-Web、University Application Portal）对单页PDF的硬性接收上限。该限制源于服务器端解析引擎的内存分配策略——超过2MB的页面在解析过程中易触发超时中断，表现为‘上传成功但内容未显示’‘印章缺失’‘页码错乱’等不可逆错误。多数300dpi灰度扫描的A4文本页大小在800KB–1.3MB之间；若含彩色印章，印章区域面积宜尽量缩小，否则容易突破阈值。
验证方法：扫描完成后，右键PDF文件→‘属性’→‘详细信息’，查看‘大小’字段。若单页＞2MB，须返回重扫：降低DPI至250（仅限纯文本页）、关闭扫描仪‘增强对比度’功能、禁用‘自动裁边’（防止边缘重采样失真）。严禁使用在线压缩工具二次处理，可能破坏印章矢量信息或引入水印。
‘所有上传文件须为原始扫描生成PDF，不得经第三方压缩、转码或添加元数据。系统将校验文件哈希值，异常修改将导致自动退件。’
——日本某国立大学SGU出愿系统《Technical Submission Guidelines》第4.2条（2023年版）
扫描页四角是否必须完整可见？
必须确保每页四角完全呈现在扫描图像内，无任何裁切、阴影、反光或折痕遮挡，否则视为无效材料。
出愿材料审核采用双轨制：系统自动初筛+人工复核。自动初筛模块会定位页面四角坐标，若任一角落缺失（如被扫描仪玻璃边缘遮挡、纸张未铺平导致翘起），即判定为‘非标准原件影像’，直接归入‘待补正’队列；人工复核阶段，审核员依据四角位置判断纸张摆放角度与完整性，缺失角将引发对材料真实性的合理质疑——例如怀疑替换页、拼接伪造或复印件篡改。
具体执行标准：扫描前须将文件平铺于玻璃板中央，四边距边缘≥5mm；使用平板扫描仪时，务必关闭‘自动纠偏’功能（该功能常以牺牲四角为代价强行拉伸画面）；纸质材料如有折痕，须在扫描前展平并用透明胶带轻压固定，禁止用手指按压造成反光。完成扫描后，逐页放大至绝大多数检查四角像素是否连续、无锯齿、无阴影渗透。
- 常见问题页：成绩单（常因装订孔撕裂导致右上角缺失）
- 常见问题页：毕业证明书（常因纸张过厚导致下边缘卷曲未扫入）
- 常见问题页：研究计划书打印稿（常因打印机走纸偏移导致左下角漏扫）
多页材料应合并还是分拆提交？
所有同类型材料（如全部成绩单）必须按时间顺序合并为一个PDF文件；禁止按学期、按年份或按页数拆分为多个文件。
合并提交是SGU出愿系统的结构化识别前提。系统依文件命名规则（如‘Transcript_2020-2024.pdf’）调取整套材料进行关联解析，若将四年成绩单拆为四份PDF，系统无法自动建立时间序列逻辑，将分别视为独立材料，导致GPA计算中断、课程连贯性审查失败。此外，多数大学规定‘同一类材料仅接受首个上传文件’，后续同名类型文件将被静默丢弃。
正确操作流程：按‘本科第一学年春季学期→本科第四学年秋季学期’顺序排列所有成绩单扫描页，使用Adobe Acrobat或PDFsam Basic等工具合并，导出时选择‘优化兼容性’选项，禁用‘加密’与‘权限限制’。文件命名须符合院校模板（如无模板，则用英文下划线连接：‘Academic_Transcript_Full.pdf’），不可含空格、中文、特殊符号。合并后再次逐页检查页码连续性与方向一致性（全部正向，无倒置页）。
| 材料类型 | 合并要求 | 典型错误示例 |
|---|---|---|
| 成绩单 | 按学年学期升序合并为1个PDF | ‘2020_Spring.pdf’+‘2020_Autumn.pdf’分两个文件上传 |
| 语言成绩 | 同一考试多次成绩合并为1个PDF（如TOEFL iBT四次成绩） | 每次考试单独PDF，共4个文件 |
| 研究计划书 | 正文+参考文献+图表说明合并为1个PDF，不分节上传 | ‘Plan_Text.pdf’+‘Plan_Figures.pdf’分开提交 |
常见问题
能否用手机拍照代替扫描？
不建议。手机拍摄易产生畸变、阴影与反光，多数大学明确要求‘扫描件’，非拍摄件可能被退回。必须使用具备文档扫描模式的设备。
成绩单上有两枚不同颜色印章，是否都要彩色？
是。所有原始印章（含红章、蓝章、钢印凹痕扫描图）均需保留其原始色相，不可统一转为灰度，否则视为关键信息缺失。
PDF里能插入扫描页以外的内容吗？
不能。仅允许原始扫描图像生成的PDF页面，禁止插入目录页、说明文字、页眉页脚、水印或超链接，否则系统将拒绝接收。
扫描后发现某页有阴影，能否用PS修图？
不可。仅允许调整亮度/对比度全局参数，禁止局部涂抹、擦除、复制粘贴等修改。修图痕迹将被系统元数据识别并标记为可疑文件。
总结与建议
SGU出愿材料扫描不是简单拍照存档，而是满足技术兼容性与审核逻辑的标准化操作。请严格遵循300dpi灰度主扫、印章局部彩色、单页≤2MB、四角完整、同类型材料合并为单PDF五项准则。立即获取目标院校最新出愿技术细则与定制化材料预检服务，规避因格式问题导致的退件风险。