📅 最后更新：2026年10月20日
SGU项目因PDF文件命名不规范导致系统拒收或人工审核误判的情况持续发生。本文依据多所院校共性要求，明确四类强制字段顺序、三种常见错误类型及五项可执行操作标准，帮助家长与学生规避非学术性失分。
SGU出愿PDF必须包含哪四个字段？
必须按固定顺序包含申请号、材料类型英文缩写、申请人姓氏（罗马字）、版本号，四者以半角下划线连接，例如：202504_TranScript_Yamada_v2。
SGU项目对PDF命名实行结构化识别机制。系统自动提取申请号与材料类型字段用于归档匹配，人工审核员亦依赖该顺序快速定位材料类别与申请人身份。字段缺失、顺序错位或拼写偏差（如将‘Transcript’误作‘Transcript_Final’）均可能触发系统标记为‘待确认’，延长审核周期。申请号通常由院校发放，需严格对应当年度出愿批次编号；材料类型须使用院校指定英文术语（如‘MotivationLetter’而非‘SOP’）；姓氏仅取罗马字姓，不加名、不带空格、不转大小写；版本号统一用‘v1’‘v2’格式，禁止使用‘final’‘revised’等非结构化后缀。
| 字段位置 | 内容要求 | 示例 | 常见错误 |
|---|---|---|---|
| 第1段 | 申请号（院校发放） | 202504 | 2025-04、2025/04、202504A |
| 第2段 | 材料类型英文（无空格、无修饰词） | TraScript | Transcript_Final、Official_Transcript、Transcript_JP |
| 第3段 | 申请人姓氏（罗马字，首字母大写） | Yamada | yamada、YAMADA、Yamada-Taro、Yamada_Taro |
| 第4段 | 版本号（v+阿拉伯数字） | v2 | ver2、final、rev1、V2 |
下划线、连字符和空格能混用吗？
严禁混用：全文件名必须且仅使用半角下划线‘_’连接各字段；连字符‘-’、空格、中文符号、全角字符一律禁止，否则系统无法解析。
SGU申请系统底层采用正则表达式匹配命名规则，仅识别半角下划线作为字段分隔符。连字符‘-’会被系统视为材料类型的一部分，导致‘202504-Transcript-Yamada-v2’被截取为申请号‘202504’、材料类型‘Transcript-Yamada-v2’，从而归入错误分类；空格在多数操作系统中会转义为‘%20’，上传后常显示为乱码或中断识别；全角下划线、中文顿号、冒号等符号直接导致文件被系统跳过读取。中国学生常因输入法默认全角模式误输全角下划线，或复制粘贴时带入不可见空格，此类错误占命名问题申诉案例的七成以上。
“All uploaded files must use only half-width underscore (_) as separator. Files containing hyphens, spaces or full-width characters will not be processed automatically.”
— Official SGU Application Guidelines (2024 Edition), Section 3.2
建议操作：在记事本中粘贴命名字符串后启用‘显示所有字符’功能，确认无空格、无制表符、无全角符号；Mac用户需关闭智能引号，Windows用户需切换至英文输入法再键入下划线。
Transcript有多个变体，审核时如何判断？
审核仅认可标准术语‘Transcript’；添加‘Final’‘Official’‘JP’等修饰词将被视为非正式材料，可能被要求补交或判定为无效。
SGU项目对成绩单（Transcript）实行术语唯一性认定。系统预设关键词库仅收录‘Transcript’作为有效标识，其余如‘Transcript_Final’‘Official_Transcript’‘Transcript_JP’‘AcademicRecord’等均未被纳入识别白名单。人工审核环节中，审核员依系统初筛结果调阅文件，若原始命名不含标准术语，将默认该文件为补充说明或非正式版本，不计入核心材料清单。部分院校在补交通知中明确指出：‘命名含修饰词之Transcript不予计数，须重新上传标准命名文件’。
需特别注意：同一申请人不同学期的成绩单，无论是否加盖公章、是否附英文翻译，只要命名为‘Transcript’，即视为完整材料；若拆分为‘Transcript_Spring2023’‘Transcript_Fall2023’，则系统仅识别首个文件，其余被忽略。因此，所有学期成绩单必须合并为单一PDF文件，并统一使用‘Transcript’作为第二字段。
- ✅ 正确命名：202504_Transcript_Yamada_v1
- ❌ 错误命名：202504_Transcript_Final_Yamada_v1、202504_OfficialTranscript_Yamada_v1、202504_Transcript_JP_Yamada_v1
多页PDF材料必须合并吗？
必须合并：同一材料所有页面须整合为单个PDF文件，且命名与首页完全一致；分页上传或命名不一致将导致材料不全判定。
SGU系统按文件名进行材料完整性校验。若‘Transcript’材料分拆为‘202504_Transcript_Yamada_v1_p1.pdf’‘202504_Transcript_Yamada_v1_p2.pdf’两个文件，系统仅识别首个文件，第二个文件因无独立材料类型标识而归入‘其他附件’目录，不参与审核流程。同样，若首页命名为‘202504_Transcript_Yamada_v1.pdf’，后续页命名为‘202504_Transcript_Yamada_v1_add.pdf’，系统判定为两份不同材料，后者不计入‘Transcript’项下。
合并操作须满足三项硬性条件：（1）所有页面按学期顺序排列，不得倒置或跳跃；（2）每页底部不得添加页码、水印、扫描批注等干扰信息；（3）最终文件大小不超过院校规定的单文件上限（通常为10MB）。推荐使用Adobe Acrobat或PDFsam Basic完成无损合并，避免在线工具压缩导致文字模糊或OCR层丢失。
特别提醒：毕业证书、学位证、语言成绩等所有需多页呈现的材料，均适用同一规则。未合并即上传，等于主动放弃该材料效力。
常见问题
能否用拼音代替罗马字姓氏？
不可以。必须使用护照或官方学历证书上登记的罗马字姓氏，拼音不被系统识别，会导致材料与申请人身份无法匹配。
版本号v1和v2有什么区别？
v1为首次提交版本，v2为修改后重传版本；同一材料不可同时存在v1与v2，系统仅处理最新版本，旧版自动失效。
Motivation Letter和SOP可以互换使用吗？
不可以。必须使用院校出愿指南中明确列出的术语，如指南写‘MotivationLetter’，则不可改用‘SOP’或‘StatementOfPurpose’。
PDF文件名长度有限制吗？
有。全名不得超过128字符（含下划线），超长将被系统截断，导致字段丢失；建议控制在90字符内以确保兼容性。
总结与建议
SGU出愿PDF命名是技术性门槛，非主观判断项。严格执行‘申请号_材料类型_姓_版本号’四段式结构、全用半角下划线、禁用任何修饰词、强制单文件合并，可规避九成以上非学术性退件。请立即对照目标院校最新出愿指南，逐项核查已准备材料命名，必要时使用命名校验工具自查。获取目标院校定制备考方案，请联系升学指导顾问。