📅 最后更新：2026年10月20日
SGU项目申请中，Declaration of Eligibility（出愿资格声明书）是具有法律约束力的正式文件，其签署方式直接影响材料有效性。本文明确指出：必须使用与护照完全一致的手写签名，电子签名无效；日期须为实际签署当日；‘I confirm that…’类陈述不得增删或加注；部分院校要求签名旁加盖单位公章。
声明书是否接受电子签名？
不接受电子签名，必须由申请人本人用黑色或蓝黑色签字笔在纸质原件上手写签名，签名须与护照登记姓名的拼写、顺序、大小写及空格完全一致。
SGU项目所要求的Declaration of Eligibility属于具有法律效力的自我声明文件，其签署行为受日本《民法》第94条及《行政手续法》第13条关于书面意思表示效力的约束。多数院校在出愿指南中明确标注‘Handwritten signature required’或‘No digital/typed signatures accepted’。手写签名不仅是形式要件，更是确认申请人亲自阅知并承担全部陈述真实性的法律行为。若签名与护照信息存在任何差异——例如缩写名（如Li M.）、添加中间名、字母大小写错误（如ZHANG vs Zhang）、空格位置不同（如Wang Xiao-Ming vs Wang Xiao Ming），均可能导致材料被退回或资格审查中止。
中国学生常见风险点包括：使用英文名常用拼写替代护照拼音（如将‘Zhang San’写成‘Sam Zhang’）、在签名处误填中文姓名、或由他人代签后扫描提交。此类操作无法通过系统初审，亦不满足日本入国管理局对‘本人意思表示’的实质审查标准。
| 项目 | 合规做法 | 高风险做法 |
|---|---|---|
| 签名形式 | 黑色/蓝黑签字笔手写，无涂改 | 打印姓名、电子签名、铅笔签名、印章代替 |
| 姓名一致性 | 与护照资料页拼音完全一致（含空格、连字符、大小写） | 使用英文昵称、缩写、中文直译名、添加职称或学位头衔 |
| 签署主体 | 仅限申请人本人（18周岁以下需法定代理人共同签署） | 由父母、中介、学校老师代签，或多人共用同一份声明书 |
日期应填打印日还是签署日？
必须填写实际签署当日的公历日期，不得早于或晚于签署动作发生时间，且不可填写‘待定’‘TBD’或留空；年月日须完整书写，格式为YYYY-MM-DD或YYYY年MM月DD日。
日期填写是声明书法律效力的时间锚点。根据多数SGU项目出愿系统后台校验逻辑，声明书签署日期须早于或等于出愿截止日，且不得晚于材料上传完成时间。若填写打印生成日期（如PDF自动生成的2025-03-01），而实际签署在3月5日，则构成事实性日期错位，可能触发人工复核质疑。部分院校招生办公室在审核中发现日期逻辑矛盾（如签署日在出愿系统开放前），会直接要求补交经公证的日期说明函。
中国学生易忽略的细节包括：使用农历日期、省略年份（如仅写‘3月5日’）、采用非国际通用格式（如‘05/03/2025’可能被识别为5月3日）、或在多页声明书中仅首页填写日期而其余页面空白。正确做法是每一页需单独签署并填写相同日期——若声明书为双面打印单页，则正反面均需签名+日期；若为两页以上，则每页底部‘Signature’与‘Date’栏均须完整填写。
‘The date indicated on the Declaration must reflect the actual day the applicant physically signed the document. Backdating or pre-dating is strictly prohibited and may result in disqualification.’
— Official SGU Application Guidelines, Section 4.2 (Generic Template)
能否修改‘I confirm that…’类陈述句？
不可自行增删、替换、加注释或划改任何原文陈述句；所有‘I confirm that…’条款必须全文保留，保持原始措辞、标点与段落结构。
Declaration of Eligibility中的‘I confirm that…’系列陈述是标准化法律承诺条款，内容涵盖学历真实性、语言能力自证、无犯罪记录声明、健康状况确认等核心义务。这些语句经过日本文部科学省备案及各大学法务部门审定，具备统一解释效力。任何手动添加（如‘（附成绩单原件）’）、删除（如跳过‘no criminal record’项）、替换关键词（如将‘bachelor’s degree’改为‘undergraduate diploma’）、或添加括号注释（如‘*注：此为预毕业证明’），均构成对原始法律文本的实质性篡改，导致整份声明书失效。
实践中，中国学生因理解偏差常做两类误操作：一是在‘I have completed…’后自行补充说明‘currently awaiting final transcript’；二是将‘proficiency in English’改为‘IELTS 6.5’等具体分数。此类修改不仅违反格式要求，更可能引发对申请人诚信度的质疑。正确做法是：如实填写附件清单，在其他指定栏目（如‘Additional Information’）中说明特殊情况，而非干预声明正文。
| 原文结构 | 允许操作 | 禁止操作 |
|---|---|---|
| ‘I confirm that I have completed a 12-year formal education…’ | 在附件列表中注明‘Graduation Certificate (issued on YYYY-MM-DD)’ | 在句末加‘(expected in June 2025)’或划掉‘completed’改为‘will complete’ |
| ‘I declare that all information provided is true and accurate…’ | 确保所有附件材料与该句承诺一致 | 添加‘*subject to university verification’等免责短语 |
哪些院校要求加盖公章？
部分院校明确要求声明书签名旁加盖申请人所在学校或工作单位公章，盖章位置须紧邻签名且印迹清晰可辨；公章类型须为机构法定全称章，非部门章、电子章或财务专用章。
是否需要公章并非统一要求，而是依院校具体规定执行。通常要求公章的场景集中在两类申请人：一是应届本科毕业生，需由所在大学教务处或国际交流处加盖公章，以佐证在读状态及预计毕业时间的真实性；二是在职申请人，需由现就职单位人事部门加盖公章，确认其雇佣关系及脱产学习许可。公章须覆盖签名末端至少1/3面积，且印油为红色，字迹完整无重影。若使用复印件加盖公章、彩色打印章、或扫描件二次打印后盖章，均视为无效。
中国学生常见误区是混淆‘公章’与‘证明专用章’。高校开具的《在读证明》上加盖的‘教务处章’或‘国际交流处章’不适用于声明书；企业出具的《在职证明》上使用的‘行政部章’或‘合同专用章’亦不符合要求。唯一有效公章是经公安机关备案、刻有单位全称（如‘XX大学’或‘XX有限公司’）的法定名称章。若单位无公章或公章暂缺，须提前联系目标院校招生办公室获取书面豁免说明模板。
需特别注意：公章加盖后不可折叠、不可覆膜、不可使用胶带粘贴修复。若声明书为A4双面打印，公章仅需盖在签名页（通常为最后一页），但须确保盖章区域未被装订孔遮挡、未超出页边距导致扫描时信息丢失。
常见问题
护照姓名是‘Zhang San’，签名能写‘San Zhang’吗？
不能。签名必须与护照资料页拼音完全一致，包括词序、大小写、空格和连字符，任何变体均视为不一致。
声明书可以先打印好，等出愿当天再签名吗？
可以，但签名日期必须填写当天实际签署日期，且不可早于出愿系统开放日，不可晚于材料上传截止时间。
签名时写错了一个字母，涂改液修改后按手印可以吗？
不可以。涂改、刮擦、覆盖、按手印均导致声明书作废，必须重新打印并完整签署。
在读证明上的学校章能直接盖在声明书签名旁吗？
不能。必须使用学校法定全称公章（非教务处章、非证明专用章），且须为原件鲜章，不可复印或转印。
总结与建议
SGU声明书不是普通表格，而是具有法律效力的自我承诺文件。务必手写签名、日期填签署当日、原文陈述零修改、公章按院校要求规范加盖。建议家长与学生逐字核对护照信息，签署前打印两份备用，签署后立即拍照存档。获取目标院校最新版声明书模板及备考方案，请联系升学指导顾问。