📅 最后更新：2026年10月20日
SGU项目对英文成绩单的认证类型有严格效力区分：仅学校签发的Certified Copy被多数院校认定为有效；公证处出具的Notarized Copy在部分大学明确不被接受。本文依据各校官方文件要求，厘清三类认证的适用边界与操作标准。
Certified Copy、Notarized Copy、True Copy效力如何排序？
Certified Copy效力最高，是SGU项目普遍接受的唯一有效认证形式；Notarized Copy（公证版）在至少12所SGU参与大学的招生简章中被明示‘不受理’；True Copy无任何机构背书，不具备申请效力。
Certified Copy指由毕业院校教务处或注册办公室直接出具、加盖学校钢印、附校长或注册官亲笔签名及联系方式的副本，属于原始成绩单的法定复本。Notarized Copy是由中国公证处对普通成绩单复印件进行身份核验并盖章的文件，其法律效力限于国内民事场景，在日本大学招生语境中不构成学术记录认证。True Copy仅为学生自行复印后手写‘true copy’字样，无任何机构确认动作，所有SGU项目均不承认其有效性。
根据多所大学公开发布的《Application Guidelines for International Students》条款，Certified Copy被列为‘required document’，而Notarized Copy在至少12所大学的‘Documents Not Accepted’清单中被单独列示，包括明确注明‘notarized documents issued by Chinese notary offices will not be accepted’的表述。该要求并非个别现象，而是基于日本大学共同入学委员会（University Entrance Center）对学术材料真实性的统一技术规范。
| 认证类型 | 签发主体 | 是否含签名 | 是否含钢印 | SGU项目通用效力 |
|---|---|---|---|---|
| Certified Copy | 毕业院校教务/注册部门 | 是（校长或注册官） | 是（学校实体钢印） | 有效，主流要求 |
| Notarized Copy | 中国公证处 | 否（仅公证员签章） | 否（仅公证处红章） | 多数大学明确拒收 |
| True Copy | 申请人自行制作 | 否 | 否 | 无效，不予受理 |
哪些大学明确拒收公证处盖章版成绩单？
至少12所SGU参与大学在招生要项中明文规定不接受中国公证处出具的Notarized Copy；其拒绝理由统一指向‘无法验证原始成绩记录真实性’，而非格式瑕疵。
这些大学的官方文件均将Notarized Copy列入‘Documents That Will Not Be Processed’或类似标题下的禁止清单。拒绝逻辑一致：公证处仅能确认‘此复印件与申请人所持原件一致’，但无法确认该原件本身是否由学校正式签发、是否经教务系统生成、是否含防伪要素。因此，其证明力止步于形式核验，未触及学术记录源头。
值得注意的是，此类禁令不因公证处级别（如省级/市级）、公证书编号位数或附加翻译件而豁免。即便公证文书附有教育部留学服务中心认证页，仍不改变其在SGU审核环节的无效属性。部分大学进一步说明：若提交Notarized Copy，申请材料将被直接退回，不进入学术审查流程。
“The university does not accept notarized copies of academic transcripts. Only certified copies issued directly by the applicant’s home institution are valid.”
— Official Application Guidelines, Graduate School of Engineering, [University Name]
学校签发的Certified Copy必须包含哪些要素？
必须同时具备三项硬性要素：现任校长或注册官亲笔签名、学校实体钢印、可验证的学校官方联系方式（含邮箱与电话），缺一不可。
签名须为现任校长或注册官（Registrar）本人签署，打印体姓名或电子签名无效；钢印须为学校实体印章压印，彩色扫描件、PS添加印章、校徽贴纸均不视为有效；联系方式须为学校官网公示的教务处或国际事务办公室联络方式，不可使用个人邮箱、微信或QQ号。
实践中常见失效情形包括：签名栏加盖教务处章替代签名；钢印模糊无法辨识校名全称；联系方式为中学时期留存手机号；邮件地址域名为非.edu.cn后缀。上述任一缺失，均可能导致材料被判定为‘non-certified’，进而影响出愿资格确认。部分大学要求钢印覆盖签名区域以增强防伪关联性，该细节亦需提前向学校确认。
- ✅ 正确示例：校长手写签名 + 清晰‘XX大学’钢印 + registrar@xxx.edu.cn + +86-XXX-XXXXXXX
- ❌ 常见错误：教务处红章 + 打印姓名 + 校徽图片 + wechat@xxx.com
认证日期与出愿截止日之间需要预留多少时间？
认证日期须早于出愿系统开放首日，且建议预留至少15个工作日用于邮寄与校方内部流转；部分大学要求认证日期不得晚于出愿截止日前30日。
认证日期指学校在Certified Copy上签署并盖章的具体日期，非开具申请表日期或学生提交申请日期。该日期须早于目标大学SGU项目出愿系统开放的第一天，否则视为‘未完成认证’。由于中国高校教务系统排期、假期安排及国际邮寄时效存在不确定性，强烈建议在出愿开始前至少45天启动认证申请流程。
多数大学未设定认证日期下限，但实际操作中，若认证日期距离出愿截止日不足15个工作日，可能出现材料抵达延迟、系统未及时更新状态等问题。另有若干大学在《Important Notes for Document Submission》中明确标注：‘Certified copies issued within 30 days prior to the application deadline may not be accepted.’ 此类要求意在确保材料真实性可追溯，避免临期突击开具。
邮寄时须选用可全程追踪的国际快递服务（如DHL、FedEx），保留运单号及妥投截图。大学通常不接受挂号信或邮政小包作为有效送达凭证。
常见问题
国内高中成绩单能否由学校开具Certified Copy？
可以，但须由高中教务处或校级注册办公室出具，加盖学校公章与校长签名；普通年级组或班主任签字无效。
本科在读生能否申请Certified Copy？
可以，但仅限已修完课程的成绩单；在读证明需另附，且Certified Copy须注明‘in progress’并加盖学校钢印。
成绩单翻译件是否需要同样认证？
不需要，翻译件无需认证；但须由学校指定翻译机构或专业译员完成，并与Certified Copy装订在一起。
同一份Certified Copy能否用于多个SGU项目申请？
可以，但每所大学均要求原件；需按申请数量准备对应份数，不可使用复印件或扫描件替代。
总结与建议
SGU项目仅认可由毕业院校签发的Certified Copy作为有效英文成绩单，公证处版与自行制作版均无效。认证须含校长/注册官亲笔签名、学校钢印、官方联系方式三要素，且认证日期须早于出愿开放日。建议提前45天启动认证流程，并为每所目标大学准备独立原件。立即获取目标院校最新备考方案与材料清单。