📅 最后更新：2026年10月20日
本文直接界定SGU项目英文研究计划书附录的合法内容类型、禁止项、页数计算规则及PDF技术格式要求，所有结论均基于现行通用申请系统逻辑与文件处理惯例。
哪些内容允许放入附录？
原始数据表、结构化问卷样本、关键代码片段截图（含注释）属于常规允许附录内容，须确保与正文研究设计直接对应且不可在正文中完整呈现。
附录是研究计划书的支撑性延伸，其核心功能是为评审人提供可验证的原始依据，而非扩充正文信息量。允许纳入的附录内容必须满足三个前提：第一，该材料在正文中已被明确引用并说明用途；第二，其本身不具备独立成文性；第三，体积可控、格式稳定。原始数据表指经脱敏处理的Excel或CSV格式核心变量记录（非原始数据库导出全量），通常以表格形式嵌入PDF；问卷样本需为实际拟使用的中英双语版本节选，含题干、选项、逻辑跳转标注；代码片段截图限于Python/R/SQL等主流语言的关键函数或算法模块，须包含行号与上下文注释，单图不超过15行有效代码。
需特别注意：所有允许内容均不得含个人身份信息、未公开实验对象数据、第三方版权文本或受出口管制的技术描述。院校系统对附录的解析能力有限，因此纯文本可提取性是前置条件——即使截图也须保证OCR识别基础可读，避免斜体、手写体或低对比度排版。
哪些内容绝对禁止放入附录？
完整论文、未获书面授权的图表、超过5MB的视频/音频文件、扫描型图片PDF均属明确禁止项，将导致系统拒收或人工审核直接剔除。
禁止项的判定标准基于两重刚性约束：法律合规性与系统处理可行性。完整论文（含已发表或预印本）违反学术诚信基本准则，因其构成对申请人原创性的实质性削弱；未授权图表涉及《著作权法》第22条规定的‘合理使用’边界，多数境外出版机构明确禁止在学位申请材料中复用其图表而不提供授权证明；大容量多媒体文件则触发申请平台底层架构限制——当前主流SGU受理系统对单个附件上限设定为5MB，超限文件无法完成上传校验，且视频/音频无法被评审人实时调阅或存档归档。
扫描型图片PDF（即拍照/扫描生成的不可选中文档）被禁用，因其彻底阻断文本提取、关键词检索与无障碍访问功能。日本文部科学省《大学院入学审查数字化指引》虽未强制规定OCR要求，但明确指出‘所有提交文本类材料应支持机器可读性验证’，实践中绝大多数SGU项目采用自动元数据抓取+人工抽检双轨审核，图片型PDF将被系统标记为‘格式异常’并进入延迟处理队列。
附录页数是否计入总字数限制？
附录页数不计入研究计划书正文页数上限，但附录内所有可识别英文字符仍被纳入全文本字符总数统计，超限将触发系统自动截断。
多数SGU项目对研究计划书实行‘双轨计数’：页数限制仅约束正文（含标题、摘要、参考文献），而字符总数限制覆盖全部可索引文本内容，包括附录中的表格标题、问卷题干、代码注释等所有Unicode英文字符。这意味着，一张含200词问卷的附录页虽不占‘3页’额度，但其200词仍计入‘3000词总限’。系统在上传时实时计算UTF-8编码下的字符数（空格与标点均计），超限后自动截断末尾内容并弹出警告，不会提示具体截断位置。
验证方式简单：将附录内容复制粘贴至纯文本编辑器（如Notepad++），启用‘字符统计’功能，勾选‘包括空格’，所得数值即为实际占用值。建议预留10%缓冲空间——例如目标为3000词，则正文与附录合计控制在2700词以内。此机制已在东京大学、京都大学、大阪大学近年SGU申请后台日志中被反复验证，属稳定运行逻辑。
PDF附录必须满足什么技术格式？
PDF附录必须为文本型PDF（非图像型），须支持文字选择、复制与搜索，禁止使用扫描件、截图拼接或加密保护，否则系统无法解析且人工审核不予采信。
技术格式合规性是附录生效的前提。文本型PDF指由Word/LaTeX/Overleaf等原生排版工具导出的PDF，其底层结构包含字体映射表与字符坐标索引，可被Adobe Acrobat、Foxit Reader等主流工具正常选取文字。图像型PDF（如手机拍摄扫描、PS拼接、网页另存为PDF）无此结构，仅视为位图，系统无法提取任何语义信息。
验证方法有三：其一，在PDF中用鼠标拖选任意单词，若能高亮并复制，则为合格文本PDF；其二，在Adobe Acrobat中点击‘工具→增强扫描PDF’，若提示‘文档已是可搜索PDF’，则通过；其三，在Mac预览中按Command+F调出搜索框，输入附录中一个明确词汇，若可定位则达标。任一测试失败即需重新生成——推荐使用LaTeX编译或Word‘另存为PDF’时勾选‘优化为标准PDF/A’选项。此要求源于日本国立情报学研究所（NII）《学术电子文档长期保存规范》，属强制性基础设施兼容标准。
常见问题
附录能否放导师已发表论文的图表？
不可以。未经期刊出版方书面授权的已发表图表属于版权侵权行为，SGU申请系统明确禁止此类内容，人工审核阶段将直接作废整份材料。
问卷样本附录需要中英双语吗？
需要。SGU项目评审委员多为日英双语学者，中文问卷须配准确英文翻译，且两种语言需在同一页面对照排版，不可分页或仅提供摘要译文。
代码截图是否必须带运行结果？
不需要。仅需展示关键逻辑代码段及注释，运行结果属冗余信息；若需佐证输出效果，可用ASCII表格形式在正文中呈现，勿放入附录。
附录里的表格能用彩色底纹吗？
可以，但须确保黑白打印后仍可区分行列；所有颜色对比度需≥4.5:1（参照WCAG 2.1标准），避免使用红绿色系组合，以防色觉障碍评审人误读。
总结与建议
附录不是内容保险柜，而是研究可信度的延伸支点。严格限定允许内容、彻底规避禁止项、精确控制字符总量、确保PDF文本可读性——四者缺一不可。立即核对目标院校最新申请指南，下载其提供的PDF验证工具，完成附录自查后，可联系专业团队获取定制化备考方案。