📅 最后更新：2026年10月20日
语言学校出勤率低于80%将直接影响在留资格更新；因病假、事假或不可抗力缺勤，须在5个工作日内提交合规书面申诉，否则视为无效。申诉不通过的主因是材料不全、理由未达认定标准或超期提交。
哪些缺勤理由可被接受申诉？
仅限三类：由正规医疗机构出具的诊断书证明的疾病缺勤；公安/交通/社区等官方机构开具的事故或突发事件证明的事假；日本气象厅、地方政府等发布的自然灾害官方通报所涉缺勤。
日本语言学校对缺勤申诉的接受范围有明确边界。家长需注意：普通感冒、家庭聚会、旅游安排、私人事务协调等均不属于可申诉范畴。真正被认可的理由仅限三类——第一类是疾病类缺勤，必须提供加盖医院公章、注明诊断结论与建议休养天数的中文+日文双语诊断书（或附经公证的翻译件），且就诊时间须与缺勤时段高度吻合；第二类是意外事件类，例如交通事故、火灾、突发治安事件等，须提交交警部门事故认定书、消防署出警证明、派出所报案回执等原始文件；第三类为不可抗力，如台风、地震、火山喷发等，以日本气象厅官网（www.jma.go.jp）或都道府县灾害对策本部发布的正式预警/灾情通报为唯一依据，截图无效，须下载PDF版带电子签章的原始文件。
特别提醒：中国国内医院开具的诊断书若无日文翻译及领事认证，多数学校不予采信；学生自行手写说明、家长签字的请假条、微信聊天记录、非官方平台新闻截图等，一律不构成有效申诉材料。所有材料须为原件扫描件或加盖公章的复印件，电子照片须清晰可辨文字与印章。
申诉必须在几天内提交？格式有何硬性要求？
缺勤发生后须在5个工作日内提交书面申诉；材料须为A4纸打印、学生亲笔签名、注明日期，并附全部证明文件原件扫描件，缺一不可。
时效性是申诉成立的前提条件。从缺勤首日起计算，第5个自然日后的下一个工作日即为截止日——例如周一缺勤，则最晚须于下周一17:00前递交完整材料。节假日与周末不计入，但学校寒暑假期间仍按正常工作日计时。逾期提交无论理由多充分，均自动视为放弃申诉权利。
书面格式有三项强制要求：一是使用学校指定申诉表格（无模板的须自拟，标题须含‘缺勤申诉书’字样）；二是正文须用日文或中日双语书写，逐项列明缺勤日期、事由简述、对应证明编号；三是学生本人必须在落款处亲笔签名并填写日期，不得代签或电子签名。以下为必备材料清单：
| 项目 | 具体要求 |
|---|---|
| 申诉书正文 | 含缺勤日期、事由说明、学生签名与日期，A4纸打印 |
| 证明文件 | 医院诊断书/事故证明/灾害通报PDF，须为原件扫描件 |
| 翻译与认证 | 非日文材料须附经公证的中文→日文翻译件 |
| 提交方式 | 仅接受校方指定渠道：线下递交至教务处或加密邮件发送至指定邮箱 |
申诉为何常被驳回？三大高频原因是什么？
驳回主因有三：证明材料缺失关键要素（如无诊断日期、无公章）、事由未达不可控标准（如仅写‘身体不适’无医学依据）、提交超过5个工作日时限。
据近年多所语言学校教务处公开说明汇总，约七成申诉被退回重补或直接驳回，核心问题集中在三方面。第一是材料要素不全：例如诊断书未填写具体就诊日期、未注明建议休养天数、缺少医院公章或医师签名；事故证明未体现事发地点与学生关联性；灾害通报未标注影响区域与学生所在地是否重合。第二是事由表述模糊或主观：如仅写‘感冒发烧’‘家里有事’‘交通不便’，未提供任何客观佐证，学校无法判断是否真实影响到出勤能力。第三是超期提交：即便材料齐全，只要在第6个工作日及之后送达，系统即自动标记为‘无效申诉’，不进入审核流程。
值得注意的是，部分家长误以为‘已向班主任口头说明’即完成申诉，实则所有语言学校均要求书面留痕。另有个别学生用同一份诊断书重复用于多次申诉，亦属无效——每次缺勤须对应独立证明材料，且时间须严格匹配。
申诉期间出勤率怎么算？会影响在留资格吗？
申诉审核期内，出勤率仍按原始打卡/点名数据实时计算；未获批准前，缺勤记录不作调整，可能触发在留资格预警。
这是家长最容易产生误解的关键点：申诉不是‘暂停计数’，而是‘申请更正’。从缺勤发生起，学校管理系统即按实际出勤状态持续更新周度/月度出勤率，并同步上传至法务省入国管理局监管平台。即使学生当天已提交全套申诉材料，只要校方尚未出具书面批准通知，该缺勤日仍计入未出勤统计。
这意味着：若学生当月累计缺勤已达临界值（如连续两周出勤率低于70%），即便申诉正在处理中，学校仍可能依规启动在留资格风险提示程序，包括约谈学生、通知担保人、向入管局报备等。因此，家长务必在缺勤当日立即启动材料准备，而非等待‘凑齐再交’。所有申诉结果均以学校教务处盖章签发的《申诉受理结果通知书》为准，电子邮件或口头答复不具效力。
‘出勤率以实际到校记录为准，申诉材料审核不影响系统实时统计。待审批期间，相关缺勤仍计入在留资格审查基准。’
——摘自《日本语教育机构运营指针》第4.2条（文部科学省·法务省联合发布）
常见问题
孩子发烧38.5℃在家休息两天，能申诉吗？
可以，但必须提供当日三甲医院出具的含体温记录、诊断结论与建议休养天数的诊断书，并附日文翻译及医院公章。仅写‘上呼吸道感染’无效。
航班延误导致晚到学校一周，能申诉吗？
不能。国际航班延误属于商业服务履约问题，不构成不可抗力；须提供航空公司出具的延误证明+日本入境管理局盖章的入境日期修正文件才可能酌情考虑。
申诉被拒后还能再次提交吗？
可以，但须在收到驳回通知后3个工作日内补正全部材料并重新提交；第二次提交仍超5日期限或材料仍有缺陷，将不再受理。
家长能代替学生提交申诉材料吗？
可以代办，但申诉书签名栏必须为学生本人亲笔；家长须持委托书、双方身份证件复印件及全部材料原件前往学校办理。
总结与建议
语言学校缺勤申诉不是补假流程，而是关系在留资格存续的合规程序。家长须严守5个工作日时限，精准匹配三类可接受理由，确保每份材料具备法律效力。建议提前与目标学校确认申诉细则，同步准备中日双语医疗翻译资源与紧急事务应对预案。如需获取目标院校最新备考方案与出勤管理要点，可联系升学辅导顾问定制支持。